Este es el nombre de la evolución de Microsoft Office Groove 2007 que encontraréis con Microsoft Office Professional Plus 2010. WorkSpace 2010 consiste en una aplicación cliente pensada para crear un entorno de trabajo para compartir documentación de una forma rápida y sin necesidad de disponer previamente de un servidor o una herramienta adicional. Aunque su nombre puede engañar, SharePoint WorkSpace 2010 está pensado para trabajar en tres tipos de áreas de trabajo:
- Área de trabajo de SharePoint, para trabajar con listas y documentos de SharePoint.
- Área de trabajo de Groove, para disponer de un entorno de colaboración Groove sin necesidad de disponer de servicios adicionales.
- Áreas de trabajo Carpeta compartidas, para mantener colaboraciones mediante carpetas compartidas.
En cualquiera de las tres áreas, desde WorkSpace dispondremos de la posibilidad de compartir ficheros con otros miembros del área de forma rápida, trabajar de forma desconectada para luego sincronizarla cuando tenga conexión, control de conflictos, trabajar con elementos de lista y formularios InfoPath, notificar a los usuarios de modificaciones realizadas, integración con la sesión de Windows y con Lync, posibilidad de realizar tareas de versionado y protección de los ficheros desde la UI de WorkSspace. Además está pensado para optimizar las transferencias enviando actualizaciones parciales en lugar de documentos enteros, ideal para cargas masivas.
Para empezar a usar WorkSpace primero tenemos que crear un área de trabajo donde indicaremos el tipo de área, los datos de ubicación y los miembros que lo componen. Podemos disponer de varias áreas de trabajo abiertas al mismo tiempo, muy útil cuando trabajamos con documentación almacenada en TFS.
Área de trabajo de SharePoint
Desde WorkSpace podremos manejar las listas y bibliotecas de un sitio de SharePoint 2010 de forma bidireccional pudiendo trabajar tanto conectados como en modo Offline, manteniendo las
En esta versión se ha mejorado notablemente la integración con SharePoint, pero eso sí, solo con SharePoint 2010 (Server/Foundation). Podremos trabajar con áreas de SharePoint 2007 pero solo dispondremos de las funcionalidades de la “SharePoint Files Tools” que venían con la versión de Groove 2007.
Para optimizar la subida de ficheros a SharePoint, WorkSpace utiliza el servicio de “Centro de carga de Microsoft Office” incluido en Office 2010. En realidad este servicio no es exclusivo de WorkSpace, cualquier modificación que hagamos sobre documentos de Office que abramos directamente desde SharePoint al guardarse los cambios, será este servicio el encargado de transmitirlos a SharePoint en cuanto tenga conexión, además en caso de encontrar conflictos nos informará del problema.
Desde WorkSpace podremos crear nuevas estructuras de carpetas, subir ficheros arrastrando desde nuestro escritorio y realizar tareas de versionados sobre los ficheros.
Pero no solo podemos trabajar con ficheros, también podremos trabajar con listas incluso de forma desconectada. No todos los tipos de listas ni columnas están soportados, las listas que dan problemas serán:
- Calendar/Events lists
- Wikis
- Blog sites
- Portal sites
- Form libraries
- Slide libraries
- Surveys
- Site directories
- OneNote notebooks stored in document libraries (because OneNote uses its own storage method)
- IRM-protected document libraries (individually protected files are okay, within constraints)
- Anything other than lists and libraries
Cada 15 minutos WorkSpace comprobará las modificaciones tanto en SharePoint como en nuestro equipos y subir las diferencias. Para forzar una sincronización existe la opción de “Sincronizar” en una de las pestañas del Ribbon.
Para conectar con WorkSpace con SharePoint, bien podemos crear el área de trabajo manualmente desde WorkSpace o bien podemos conectarnos desde la opción “Sync to SharePoint Workspace” que encontraremos en el Ribbon de SharePoint 2010. Si no aparece la opción puede que no tengamos instalado Workspace o el administrador lo haya bloqueado.
En caso de disponer formularios InfoPath también podremos visualizarlos desde WorkSpace, ver InfoPath forms in SharePoint Workspace 2010.
Conectar con un Área de SharePoint en Office 365
Para conectar Workspace 2010 con un site de SharePoint Online en Office 365 nos encontraremos que al intentar agregar el área desde el Ribbon de SharePoint aparece un error del tipo “SharePoint Workspace no se puede conectar al sitio de SharePoint”. Para solucionarlo tendremos que agregar el área de forma manual desde el Workspace. Al hacerlo nos pedirá las credenciales de Office 365 y ya podremos conectar con el sitio de Office365.
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